接听电话是一门艺术，无论是对同事还是对客户，使用的语言和方式都会影响对方的感受，要灵活运用语言，选择合适的时间和通话环境，才能给对方留下良好的印象，为双方的进一步沟通打下良好的基础。
1. 通话前的准备工作
通话前应做好充分准备。确定通话对象，明确通话目的，拟定通话提纲，选择最佳表达方式，预测电话沟通中可能出现的障碍，并制定面对这些障碍的可行方案等。
2. 核对电话号码并拨打电话
检查电话号码，调整自己的情绪和身体姿势，然后拨通电话。如果拨号后无人接听，响七八声后挂断电话，等待一段时间后再拨。不要长时间等待对方接听，也不要不间断地重复通话，因为对方很可能有急事或不方便接听。
3. 问候和确认对方
用友好礼貌的问候语向对方打招呼，给对方留下良好的第一印象。然后确认对方是否是你要找的人，以免浪费时间或使通话变得尴尬。
4. 自我介绍
在通话前进行自我介绍，让对方知道你是谁。
5. 说明内容
通话内容的陈述要有条理，应遵循以下原则：先说关键内容，后说次要内容;先说结论，后说原因。
6. 确认并重述电话的内容
简明扼要地概括和重述电话中的重要内容或结论，同时，还要再次确认或强调。
7. 说再见并挂断电话
有礼貌地结束通话，轻轻地挂断电话。如果你使用的是固定电话，挂断电话时必须轻轻放下电话，以显示良好的礼仪。一般情况下，不要急于挂断电话，要等对方挂断电话后再挂断，特别是当对方是上级、长辈时，仓促挂断是不礼貌的。如果双方势均力敌，则由主叫方先挂断。
8. 整理记录
要整理好通话记录，必要时可形成通话纪要。
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